Um Dokumente vor ausländischen Behörden verwenden zu können, ist es notwendig, dass sie im Gebiet dieses Landes auch rechtsgültig sind. Hierfür müssen die Dokumente entweder legalisiert oder durch eine Apostille beglaubigt werden. Die Legalisation ist ein aufwändiges Verfahren: das Dokument muss einer zuständigen Institution im eigenen Land vorgelegt werden (in Estland: Außenministerium), die sodann die Echtheit des Dokuments prüft und es der zuständigen Behörde (Auslandsvertretung) des Landes vorlegt, in dem das Dokument verwendet werden soll. Somit sind beide Länder beteiligt.
Dieses Verfahrens ist aufwändig, da es viel Zeit erfordert und Kosten verursacht. Hinzu kommt, dass ein auf diese Art und Weise legalisiertes Dokument nur in dem Staat Rechtsgültigkeit hat, für den es legalisiert wurde.
Zur Beschleunigung und Vereinfachung der Anerkennung ausländischer Urkunden wurde im Jahre 1961 auf der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht das Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostille-Übereinkommen) angenommen. Auf Grundlage dieses Übereinkommens wurde ein vereinfachtes Verfahren eingeführt – Versehen der Urkunde mit einem besonderen Stempel „Apostille“. Jedes Mitgliedsland beglaubigt einseitig die Echtheit der auf seinem Territorium ausgestellten öffentlichen Urkunden durch Erteilung einer Apostille, die bestimmte Angaben beinhaltet. Wenn eine Urkunde durch Apostille beglaubigt ist, dann wird ihre Echtheit durch alle Mitgliedsländer des Übereinkommens ohne weitere Formerfordernisse anerkannt.
In Estland sind seit 1. Januar 2010 die Notare für Apostillen zuständig.
Estnische Urkunden bedürfen keiner Apostille, wenn sie in Russland, der Ukraine, in Lettland, Litauen oder Polen verwendet werden.
Quelle: Justizministerium von Estland mit Ergänzungen und Änderungen.